Als we de communicatieactiviteiten van de sportverenigingen zouden toetsen aan de Nederlandse privacywet, kunnen we concluderen dat het overgrote merendeel van de verenigingen verkeerd handelt. Volgens de strenge wet maakt een vereniging zich schuldig aan een ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wanneer de vereniging een foto met sporters herkenbaar in beeld op bijvoorbeeld haar website of social media-platform plaatst. Naar de letter van de privacywet mogen foto’s alleen geplaatst worden als alle daarop afgebeelde personen daarvoor hun toestemming hebben gegeven. Een club zou ook moeten kunnen aantonen dat deze toestemming verkregen is.

Als de exacte letter van de wet gevolgd zou worden, is het voeren van goede communicatie, met name via social media, voor een sportvereniging een vrijwel ondoenlijke opdracht. Gelukkig is de realiteit genuanceerder. Bij de beoordeling van individuele gevallen rondom ‘verwerking van gevoelige persoonsgegevens’ wordt bekeken in hoeverre er sprake is van zorgvuldigheid en proportionaliteit. In de praktijk betekent dit dat verenigingen er goed aan doen om bij het plaatsen van foto’s (en andere berichten) altijd af te wegen of het bericht gepast is. Als iemand vervolgens bezwaar maakt tegen de publicatie van zijn naam, foto of andere persoonsgegevens is het verstandig daar correct naar te handelen en op verzoek het bericht te verwijderen. Wie zich aan die basisregels houdt, zal niet snel in de privacyrechterlijke problemen komen, want in Nederland wordt zelden opgetreden tegen goedwillende twitteraars en soortgelijke communicatie-enthousiastelingen.

Aanmeldformulier benutten
Voor clubs die hun privacygevoelige zaken voor fotografie goed willen dichttimmeren, is de beste tip om op het aanmeldformulier een vraag te verwerken voor goedkeuring voor het plaatsen van - uiteraard fatsoenlijke - foto’s van die persoon. Om zoveel mogelijk positieve antwoorden te verkrijgen, is het zinvol als de club deze vraag vooraf laat gaan met een enthousiasmerende, verklarende tekst over de belangrijke meerwaarde van leuke, aantrekkelijke fotografie voor de club. Op een vergelijkbare manier kun je ook aanmeldformulieren voor evenementen benutten, zodat de club geen zorgen hoeft te hebben over issues met foto’s rondom een evenement.

Fotografie voor huidige leden
Het aanmeldformulier gebruiken om de fotografie goed te regelen, betekent dat voor nieuwe leden alles in 100% orde is. Voor huidige leden is dan nog niet alles waterdicht. De vraag is op welke manier de club hiermee wil omgaan. Indien er geen wanklanken binnen de club zijn over het plaatsen van foto's - wat gelukkig binnen veel clubs het geval is - moet je je afvragen of je slapende honden wilt wakker maken. Als deze wanklanken er wel zijn of de club vindt het waardevol om leden te wijzen op de manier waarop de vereniging omgaat met fotografie, kan de club met een oproep op de website of in andere communicatiemiddelen het ‘fotobeleid’ bespreekbaar maken. Met zo’n bericht kan je aangeven dat het voor de club waardevol is om in de communicatiemiddelen aansprekende, enthousiasmerende en natuurlijk fatsoenlijke fotografie te plaatsen. Voor leden of ouders die hier toch bezwaar tegen hebben, kun je aangeven dat zij dit kenbaar kunnen maken bij bijvoorbeeld een bestuurslid. Hoewel dit juridisch niet waterdicht is, creëert de club hiermee een stukje bewustzijn over het 'fotobeleid' en krijgen leden de kans hier bezwaar tegen te maken.

Een oplossing voor verenigingen die leden hebben waarvan het bekend is dat ze niet gefotografeerd willen worden, is ze bijvoorbeeld bij een evenement een herkenbare uiting laten dragen. Dat kan een afwijkend shirt of een herkenbare sticker zijn. Een fotograaf kan er dan bij het fotograferen, of bij de fotoselectie achteraf, rekening mee houden wat hij wel en niet op foto’s afbeeldt.

Wanneer het bestuur veel waarde hecht aan het bewandelen van 100% dichtgetimmerde wegen, is officieel dus (eenmalige) toestemming benodigd van leden voor het maken van foto's. Gezien de complexiteit die dit tot gevolg heeft voor het voeren van aansprekende communicatie met foto’s, is het raadzaam om af te vragen of de club dit écht wil. Bovendien geldt dat als de communicatie rondom personen altijd gepast is en de club adequaat handelt bij bezwaar op geplaatste foto’s, de club vrijwel geen risico loopt.

Noot: Voor deze blog is informatie geput uit het artikel ‘Sport 2.0 en het privacyrecht’ van Mr. W. Seinen in het ‘Tijdschrift voor Sport en Recht 2013-1’.

Afbeelding: (CC) WSAS