Het ABN AMRO Open is in Nederland een van de best bezochte betaalde evenementen. Het prestigieuze toernooi - georganiseerd door en in Rotterdam Ahoy - is al een halve eeuw een podium voor de huidige én aanstaande wereldtop en heeft veel trouwe particuliere bezoekers, maar staat ook bekend als het grootste relatienetwerkevent met ruim 55.000 zakelijke bezoekers per editie. Negen dagen toptennis wordt gecombineerd met allerlei zakelijke mogelijkheden, culinaire ervaringen en sportieve- en maatschappelijke initiatieven.

Schakelen op actualiteit

Laten we teruggaan naar 2020. De overheid kondigt aan dat evenementen rekening moeten houden met de anderhalvemeter-maatregelen en later ook met een lagere capaciteit. De ontwikkelingen vragen een meer flexibele manier van werken, dus zoekt Rotterdam Ahoy een partner die de oplossing kan bieden. CM.com heeft haar developers in house in Nederland en speelde snel in op de actualiteit. Diede de Lange, Customer Succes Manager bij CM.com, licht toe: “Voor andere klanten, zoals de Formule 1 Heineken Dutch Grand Prix, ontwikkelden we in die tijd een tool voor het eenvoudig omboeken van tickets en refunds. Dat mochten we ook voor het ABN AMRO Open gaan doen. We importeerden de al bestaande tickets in één maand en een dag daarna konden klanten via ons hun tickets bestellen. Zo stond de verkoop geen moment stil.” Ook zette Rotterdam Ahoy de marketingtools van CM.com in voor refunds en het verschuiven van tickets. Voor Anne Valk van Rotterdam Ahoy is de betrokkenheid en flexibiliteit van CM.com vooral waar zij positief op terugkijkt. “De aanloop naar het toernooi van 2021 was zeer hectisch. Dan is het fijn als je een partner hebt die je hierin goed kan helpen.”

Verschillende soorten tickets

Het ABN AMRO Open bestaat uit dagelijks een of twee evenementen, negen dagen lang. CM.com richtte daardoor uiteindelijk tickets in voor vijftien evenementen, maar daar bleef het niet bij. “Rotterdam Ahoy onderscheidt zich met de brede keuze aan soorten tickets", aldus De Lange. "Dan heb ik het nog niet gehad over de duizenden parkeertickets en de hospitality-partijen die tickets afnemen. Alles bij CM.com is vanuit één systeem geregeld en sluit op elkaar aan.” Valk van Rotterdam Ahoy is daar blij mee: “Normaal is het versturen van meer dan duizenden hardcopy hospitality-tickets voor het ABN AMRO Open veel werk. Nu bijna alles digitaal verstuurd kan worden, scheelt ons dat veel tijd.”

Guest manager voor hospitality

Als het grootste relatienetwerkevent van Nederland werkt Rotterdam Ahoy veel met hospitality-partijen. Via de Guest Manager van CM.com regelen ook zij nu eenvoudig digitaal hun tickets. “Alle zakelijke klanten maakten daar gebruik van tijdens de 50e editie, we verspreidden in totaal 30.000 tickets via deze weg,” vertelt De Lange. Zeker deze tickets moeten goed ingesteld worden, volgens Engwerda: “Er zijn vijf grote hallen van Rotterdam Ahoy open tijdens het evenement. Per bezoekersdoelgroep is afgestemd waar gasten wel of niet mogen komen. Mensen lopen heen en weer van een wedstrijd naar de hospitality, langs alle activiteiten en standjes en weer terug naar de wedstrijden. Dat moet ook bij de scanners allemaal kloppen.”

“In februari 2023 draaiden we voor het eerst samen het evenement op de volle 100%,” besluit Engwerda. “De doorgeschoven tickets en refunds zijn nu allemaal verwerkt, dus deze ‘corona legacy’ staat gelukkig weer op nul. Daar hebben we geen omkijken meer naar.” Het ABN AMRO World Tennis Tournament is het ABN AMRO Open geworden, daarmee is de complete branding vernieuwd. “Ook in onze tools hebben wij de nieuwe huisstijl heel gemakkelijk kunnen doorvoeren met de organisatie, zodat alles past bij de nieuwe ABN AMRO Open-huisstijl. Bij ticketing geldt vaak: als je er niets over hoort, dan gaat het goed. We kijken terug op een geslaagd evenement.”

Fotografie: Pim Waslander / Alyssa van Heyst | ABN AMRO Open